İş hayatının vazgeçilmez iletişim araçlarından birisi de şüphesiz e-postalardır. Mektup göndermenin dijital dünyaya adapte edilmiş versiyonu olarak da görülebilecek bu araç, hızlı ve pratik bir şekilde iletişim kurulmasına yardımcı olur.
Tıpkı mektuplarda olduğu gibi mail gönderirken de dikkat edilmesi gereken temel kurallar vardır. E-postalarınızı doğru formatta yazmanıza ve sağlıklı biçimde iletişim kurmanıza yardımcı olan bu noktalara özen göstermeniz size fayda sağlayacaktır. E-posta gönderme konusundaki püf noktaları bu yazıda bulabilirsiniz.
E-Posta Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Mail sisteminin ağırlıklı olarak kullanıldığı alanlardan birisi de iş hayatıdır. Dolayısıyla iletişim sürecini sağlıklı bir şekilde yönetebilmek oldukça önemlidir. Bu noktada e-postalarınızı karşı taraf için görünür ve okunaklı kılmak için bazı püf noktalardan yararlanmanız fayda sağlar. İşte e-mail gönderme konusunda dikkat etmeniz gereken başlıca kurallar:
- Konu Belirleme: E-posta içeriğini oluştururken sınırları belirli olan tek bir konu üzerine yoğunlaşmalısınız. Bununla beraber üzerinde durmak istediğiniz her konu için ayrı bir ileti oluşturmanız gerekir. Böylece iletişim sürecinde ortaya çıkabilecek olası problemlerin önüne geçmiş olursunuz.
- Başlık Seçimi: Başlık seçiminizin ileti konusu ile uyumlu olması karşı tarafın ilk izlenimi açısından önemlidir. Ayrıca bu uyum sayesinde ilerleyen süreçte gönderi hakkında arama yaparken kolaylık sağlarsınız.
- İmza Kullanımı: Hazırladığınız metnin altına karşı tarafa sizi tanıtacak bir mail imzası yerleştirmeniz size süreç boyunca avantaj sağlar. İmza metni içerisinde yer aldığınız şirketi, pozisyonu ve iletişim bilgilerinizi belirterek alıcıya kendinizi tanıtabilirsiniz. Bu sayede karşı taraf için güçlü ve güvenilir bir imaj yaratabilirsiniz.
- İkincil Alıcılar: Göndereceğiniz e-postanın kopyasını farklı bir kişiyle paylaşmak istiyorsanız CC ve BCC özelliklerinden yararlanabilirsiniz. İleti kopyaları göndermenize olanak sağlayan bu araçlardan CC’de alıcılar birbirini görebilirken BCC’de böyle bir durum söz konusu değildir.
- Gönderim Zamanlama: İş için yazdığınız iletileri belirli saat ve günlerde atmanız görünür olmaları açısından oldukça önemlidir. Hafta içi mesai saatleri dahilinde atılan e-postalar, diğer zaman aralıkların kıyasla daha hızlı geri dönütler alır. Eğer iletiyi bu saatler içerisinde yazmıyorsanız zamanlayıcı özelliğinden yardım alarak belirli bir tarihte paylaşabilirsiniz.
Tüm bu püf noktalara dikkat ederek iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle sağlıklı iletişim kurmanız mümkündür. Böylece görüşmelere dayalı problemlerle karşı karşıya kalmadan süreci başarılı bir biçimde yönetebilirsiniz.
E-Posta Metinlerinde Yazım Formatı
Bir e-postanın etkili bir imaj kazanması için başlığı ve gönderim detayları kadar içeriği de önemlidir. Bu nedenle metin kısmını doldururken açık bir dil kullanmanız, format ve yazım kuralları gibi detaylara dikkat etmeniz gerekir.
İleti metnini yazarken özen gösterilmesi gereken en temel nokta konu sınırlarına sadık kalmaktır. Yazım esnasında başlıkta belirttiğiniz konu dışına çıkmadan sade bir dil kullanmalısınız. Bununla beraber gerekli olmayan detayları bildirmekten kaçıranarak aksiyon odaklı bilgi vermelisiniz.
Metni hazırlarken giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini sırayla doldurmanız gerekir. Ayrıca giriş kısmının e-posta önizlemesinde göründüğünü hesaba katarak bilgi verici biçimde yazmalısınız. Böylece karşı tarafın bahsettiğiniz konuyu daha iyi kavramasına yardımcı olursunuz.
Mail içeriğinin başlangıç ve bitiş noktalarında karşı tarafa hitaben selamlama ve kapanış ifadelerini kullanarak görüşme tonunu belirlemeniz mümkündür. Örneğin, iletiyi “Merhaba” ile başlatıp “Saygılarımla” ifadesiyle noktalayabilirsiniz. Bu sayede görüşme tonunu daha resmi bir dile çekebilirsiniz.
E-postada konusuyla bağlantılı olarak vermeniz gereken çok fazla farklı bilgi yer alıyorsa maddeleme yapabilirsiniz. İçeriğe düzenli bir görünüm veren bu değişiklik aynı zamanda anlaşılabilirliği artırmanıza da yardımcı olur.
